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25 novembre 2015 3 25 /11 /novembre /2015 14:53

Le Document Numérique, éditeur de logiciels spécialisé en gestion électronique de documents, vient d'être référencé par l'UGAP (Union des Groupements d'achats publics) pour sa solution DocuGed. Une reconnaissance qui permet dorénavant au Document Numérique de servir encore mieux les structures d'intérêt public.

L'UGAP est un établissement public industriel et commercial créé en 1985 et placé sous la double tutelle du ministre des Finances et des Comptes publics, d'une part, et du ministre chargé de l'éducation nationale, d'autre part. Elle est aujourd'hui la seule centrale d'achat public "généraliste" française et constitue un acteur spécifique de l'achat public. L'UGAP opère principalement au profit de l'État et de ses opérateurs, des collectivités locales, du secteur hospitalier et, plus accessoirement, auprès des personnes privées assurant une mission de service public.

RÉPONDRE A L'ÉVOLUTION DE LA LÉGISLATION

L'UGAP, qui attache elle-même une grande importance à la dématérialisation des flux d'informations avec 472 000 factures fournisseur dématérialisées en 2014, est un bon exemple des besoins de nombreuses institutions publiques en matière de gestion des documents. Le volume de papier utilisé est, à cause des procédures administratives, très important. Afin de les inciter à diminuer ce volume, différentes législations ont été mises en place en 2008, mais surtout en 2015, pour optimiser la gestion des documents.

La mise en place du PES (Protocole d'Échange Standard) v2 avec l'obligation de transmettre des pièces comptables dématérialisées aux trésoreries depuis le 1er janvier 2015 entre dans cette même logique. Conscientes que l’export PESv2 est une première étape vers la dématérialisation complète des actes administratifs, un nombre croissant de collectivités locales choisissent de s’équiper de GED.

DES FONCTIONS ADAPTÉES A L'UTILISATION DES COLLECTIVITÉS

Dans ce contexte de transition numérique, DocuGed propose une solution adaptée plus spécifiquement aux petites et moyennes collectivités.

Le Document Numérique a pris la mesure des évolutions relatives au PESv2. Ainsi DocuGed possède un système de classement et d'extraction dédié permettant d’exporter le document et ses données de classement afin que les agents puissent l'importer dans leur logiciel de comptabilité.

La plupart des documents traités par les collectivités nécessitent également une prise en charge par différents services, avec des validations hiérarchiques. Avec son module DocuProcess, DocuGed offre une fonction d’E-Parapheur qui permet de mettre en place des processus de diffusion dès la phase de classement du document. Dès son archivage, il est donc inséré dans un circuit de traitement prédéfini, assurant un suivi optimal.

Par un système de classement simple, DocuGed permet d’archiver rapidement l’ensemble de ces documents.

La ville de Dijon (21), la CCI Côte-d'Or, la ville de Beaune, la mairie de Genlis ou encore celle de Villegailhenc font déjà parties des clients du Document Numérique, la société est donc parfaitement consciente des spécificités liées à ce type d'organisme. La certification par l'UGAP lui apporte une véritable caution auprès des administrations et lui ouvre désormais de nouvelles perspectives de développement.

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Published by Décideur Public - Systèmes d'Information - dans Actualité
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