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Décideur Public - Univers Numérique

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GED versus archivage électronique : Concurrents ou complémentaires ?

Publié par Décideur Public - Systèmes d'Information sur 8 Décembre 2014, 16:02pm

Catégories : #Tribune libre

Par Séverine Denys, responsable de l’activité AE, et Laurence Anouilh, consultante chez Locarchives

La Gestion Electronique des Documents (GED) et le Système d'Archivage Electronique (SAE) sont des outils qui présentent des ressemblances au point d'être parfois confondus. 

LE TOP 3 DES IDEES RECUES SUR LA GED ET LE SAE


Idée reçue n° 1 : "La GED et le SAE, c'est la même chose : un seul outil suffit
FAUX : Certes, l'usage qui en est fait et l'expérience utilisateur qui est proposée sont souvent semblables : on se connecte via l'interface ergonomique d'un terminal informatique à un outil de recherche afin de trouver un document électronique. Pourtant les back office d'une GED et d'un SAE n'ont rien à voir... tout comme leurs finalités et leurs fonctionnalités !

Idée reçue n° 2 : "Je n'ai pas besoin d'un SAE pour sauvegarder mes documents importants !"  
FAUX : Seul un 
Système d'Archivage Electronique est à même de fournir un environnement physique et informatique sécurisé garantissant l'intégrité et la pérennité des documents probants de l'entreprise. Aucune GED ne pourra remplir cette mission. Or, ne pas pouvoir apporter la preuve, c'est faire courir des risques juridiques et financiers à l'entreprise... 

Idée reçue n° 3 : "Une GED va compliquer ma recherche d'informations !"  
FAUX : La finalité d'une GED est justement de permettre d'accéder facilement et rapidement au document recherché... Une GED bien conçue facilitera donc les recherches des collaborateurs, sans accroître la complexité de la procédure d'accès aux documents. 

LA COMPLEMENTARITE DE LA GED ET DU SYSTEME D'ARCHIVAGE ELECTRONIQUE EST UN ATOUT !


Comme on l'a vu la GED et le SAE sont des outils ayant des finalités bien différentes : faciliter l'activité de l'entreprise pour la GED, la sécuriser pour le SAE. Il serait donc contreproductif d'essayer de substituer l'une à l'autre.  
Au contraire, chacun gagne à avoir des fonctionnalités bien circonscrites à sa mission : une GED sera d'autant plus facile à utiliser qu'elle n'aura pas à gérer les questions d'intégrité et de pérennité qui sont normalement du ressort du SAE. De même, la sélection des documents à conserver dans le SAE peut être facilitée par une GED bien pensée et bien gérée.  

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Lou 08/12/2014 17:04


L'évolution de certains logiciels de GED rend la distinction de plus en plus difficile. 

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