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Décideur Public - Univers Numérique

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La Communauté de communes du Petit Caux dématérialise avec la GED noxaxel

Publié par Décideur Public - Systèmes d'Information sur 21 Mai 2013, 15:41pm

Catégories : #Expériences clients

La Communauté de communes du Petit Caux regroupe 18 communes et environ 9 000 habitants du département de la Seine-Maritime, région Haute-Normandie, entre Dieppe et Le Tréport. Cette collectivité dispose d'un budget important compte tenu de sa taille et de compétences élargies : elle gère un parc d'infrastructures routières et de bâtiments particulièrement important. Son investissement informatique compte 287 ordinateurs en réseau, huit serveurs virtualisés et un système de GED. La collectivité se prépare au passage au Protocole d'Echanges Standard Version 2 (PES V2) qui sera effectif à la date du 1er janvier 2015, avec Novaxel, société du groupe Visiativ, qui édite un logiciel de GED (gestion électronique de documents).

 

La Communauté de communes du Petit Caux couvre la gestion de la petite-enfance, le secteur sportif, la voirie (70 Km de routes), les zones côtières et, de façon plus classique, les zones d'activités économiques, l'office du tourisme, sept groupes scolaires où l'on compte un millier d'élèves. « Nous sommes venus à la GED au départ pour des raisons pratiques », explique Albert Pontillon, directeur des systèmes d'information. « Les responsables n'étaient en effet pas tous présents en permanence, il fallait cependant qu'ils accèdent à leurs documents de travail d'où ils se trouvaient. Dans un premier temps, un réseau privé virtuel apportait un moyen d'accès, mais pas aux courriers. J'ai pu, à l'époque de notre recherche (avant 2006), examiner le fonctionnement de certaines solutions de GED proposées sur le marché et je leur ai trouvé deux gros défauts. D'abord, la modification de la structure des documents intégrés à la GED, qui ne pouvaient plus être lus avec les logiciels d'origine, tels que Word de Microsoft ou Acrobat d'Adobe. En second lieu, le classement, donc ensuite la recherche des documents pouvaient entraîner quelque confusion... par exemple si tel document, disons une facture d'achat, est indexé par le système de GED sur le nom d'en-tête de la société émettrice, et que celle-ci possède plusieurs marques ou entités (Orange / France Télécom), des recherches n'aboutissent pas, ou alors une petite différence dans la saisie du nom recherché déclenche la création de trois ou quatre dossiers pour un même fournisseur, d'où un éparpillement inutile. »

 

La Communauté de communes met dans sa GED un maximum de documents. « Ma philosophie est que tout document est important », confie Albert Pontillon. « Soit il est objectivement important au premier instant T, soit il peut soudain le devenir alors qu'il paraissait anodin au jour J. Je me rappelle un courrier signalant que l'étal d'un camelot sur le marché débordait sur la chaussée, cela semblait peu de chose ; mais quelques mois plus tard un accident est survenu à cause de cela, et ce courrier devenait une pièce importante. »

 

« Je suis satisfait de constater, après sept années d'exploitation, que les deux principales qualités que j'avais cru pouvoir attribuer à la GED novaxel dans la phase de sélection se sont bien confirmées : simplicité et capacité d'ouverture. Aujourd'hui, après un usage intensif, je peux y ajouter : stabilité et fiabilité. Depuis nos débuts avec Novaxel, nous avons pu évoluer vers un accès web à distance et intégrer la signature électronique des documents au travers de l'accord de Novaxel avec ChamberSign : un clic pour une signature ! Par le workflow intégré, nous pouvons faire le suivi et la gestion de nos documents dans leur cheminement de validation de service en service. »


Il faut savoir que le passage au Protocole d'Echanges Standard Version 2 (PES V2) sera effectif à la date du 1er janvier 2015. Il oblige à dématérialiser les flux comptables, supprimant la circulation du papier dans le relations comptables avec la Trésorerie Générale (bulletins de paie, factures, compte administratif, budget prévisionnel,...). « Grâce à son avance dans la dématérialisation, notre Communauté de communes a été choisie comme collectivité test, tandis qu'hélas beaucoup de collectivités sont encore au tout papier. Aujourd'hui, à un an et demi de la mise en place du PES V2, je ne peux que les encourager à se doter d'une GED ouverte permettant une arborescente numérique capable de répondre ensuite à la règlementation PES V2 », insiste Albert Pontillon. « Nous allons tout droit vers le sans papier intégral. Nous allons ainsi intégrer une zone parapheur permettant de valider nos documents dans leur avancée au travers du workflow, et notre GED Novaxel, qui peut être vue actuellement comme un système d'archives vivantes et dynamiques, est en passe de devenir, en plus, le coffre-fort sécurisé de nos documents. »

 

Pascal Caillerez


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electricien paris 25/03/2015 16:07

J'apprécie votre blog, n'hésitez pas a visiter le mien.
Cordialement

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