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« C’est impressionnant la quantité de papier que l’on peut brasser à longueur de journée dans une mairie », constate Joël Pasquet, maire de Cormeray, commune de 1 500 habitants du Loir et Cher, et informaticien dans la vie civile. Profitant de la remise en état de la mairie qui doit se conformer aux normes d’accessibilité des bâtiments municipaux à l’horizon 2015, il a décidé de câbler la nouvelle installation et de passer à la dématérialisation avec la société ELO Digital Office, éditeur de logiciels de gestion électronique de documents et de gestion de contenus, par l’intermédiaire de la société DMS, partenaire ELO.
« Notre choix s’est porté sur ELO car nous l’avons trouvé plus accessible pour des personnels/http%3A%2F%2Fwww.cormeray.reseaudescommunes.fr%2Fcities%2F77%2Fthumb%2F35kvrtu6uy204dv-116-119.jpg)
de mairie », poursuit-il. « Son ergonomie a penché dans la balance, les autres solutions nous paraissant plus compliquées. Une visite à la Mairie de Huisseau-sur-Cosson, commune du Loir et Cher également, déjà équipée d’ELO et très satisfaite du résultat, a conforté notre décision. »
Les documents maintes fois manipulés par la secrétaire de mairie, le maire ou ses adjoints sont numérisés, et enregistrés une fois pour toute dans l’outil de GED ELOprofessionnal. C’est la fin des allers-retours dans les réserves pour retrouver des documents et un gain de temps incommensurable, sans parler des effets de détérioration liés aux prises en main répétées. Les courriers entrants et sortants, les emails, l’urbanisme, la comptabilité et la gestion du cimetière sont désormais archivés dans l’outil de GED, viendront ensuite les dossiers du personnel.
De plus, grâce au workflow organisant la transmission des documents aux personnes concernées pour lecture, classement, ou approbation, le Maire peut apporter sa signature à distance en quelques clics, depuis son domicile ou son lieu de travail, pour encore plus d’efficacité.
Le travail de cette petite mairie où les élus sont également des actifs en est grandement facilité. L’usage du papier a été grandement diminué suite à cette première phase du projet. Egalement confronté à une hausse croissante du nombre de circulaires à afficher, et les murs de la mairie offrant un espace limité arrivant à saturation, la municipalité a décidé de rendre les nouveaux arrêtés et décrets disponibles au public grâce à une borne interactive, pilotée par ELO. A terme, la GED ELO devrait également alimenter un panneau d’affichage qui sera installé sur la place du village pour informer les administrés de l’actualité de la commune.
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