La SAEM Sports et Tourisme de Châtel choisit Equitime pour gérer les temps et plannings

Publié par Décideur Public - Systèmes d'Information sur 17 Février 2012, 10:18am

La SAEM Sports et Tourisme / remontées mécaniques de la station de Châtel a sélectionné l’éditeur de progiciels de planification, gestion des temps, des activités et des ressources humaines Equitime pour gérer les plannings de travail, des calculs des rémunérations de plusieurs centaines de salariés saisonniers. La SAEM Sports et Tourisme de Châtel, société de transports située en Haute-Savoie, propose des services de remontées mécaniques et des activités saisonnières. Châtel est au cœur du domaine skiable franco-suisse des Portes du Soleil. Ce domaine est l’un des plus vastes en Europe et compte douze stations reliées (huit françaises et quatre suisses). Il comprend 650 km de pistes et un total de 197 remontées mécaniques. La station de Châtel quant à elle compte 45 remontées mécaniques et 49 pistes. L’été, Châtel propose 90 km de sentiers pour les randonneurs et vététistes. La SAEM accueille sur ses saisons d’hiver et d’été près de 470 personnes ce qui représente 150 ETP (Equivalent Temps Plein) sur une année.

L’activité de saisonnier en station de ski dépend du climat et du nombre de skieurs présents sur la station. Ces variables rendent délicate la planification du travail et l’équipe de la SAEM a déjà connu une expérience contrastée dans l’utilisation d’un logiciel de gestion des temps. Sont concernées les fonctionnalités de planification anticipée des salariés, le badgeage, la création d’une interface vers un logiciel de paie et l’adhésion des planificatrices au projet. La SAEM Sports et Tourisme de Châtel doit constamment gérer des fluctuations de population. Beaucoup de salariés terminent leur contrat en fin de saison, les planificatrices doivent gérer la récupération des heures supplémentaires pour éviter un solde trop élevé au moment de leur départ. Il fallait donc trouver un outil capable d’anticiper ces heures dès le début du contrat sur l’ensemble de la saison.

Trois grandes difficultés ont apparu :

La planification prévisionnelle des salariés avant la saison, donc avant la signature des nouveaux contrats ;
La dépendance de certaines populations aux conditions climatiques, (les dameurs par exemple), pour lesquels il est impossible de connaître à l’avance le nombre d’heures exactes qu’ils devront effectuer. L’outil recherché devrait être capable de planifier ces populations sur une moyenne d’heures estimée par les planificatrices, toujours en vue de prévoir les récupérations d’heures ;
L’adhésion des planificatrices sceptiquesenvers les logiciels de gestion du temps suite à une première expérience malheureuse.

Dans ce contexte, la SAEM a choisi Agiletime, la solution d’Equitime. Elle permet la couverture des besoins en planification, gère le temps via des interfaces utilisateurs ergonomiques, exporte vers excel des données, intègre les compteurs et les calculs des éléments variables de paye, et traite les données de façon avancée (tableaux de bord). La mise en place sur les services pilotes a eu lieu en décembre 2008 et s’est déroulée durant toute la saison d’hiver, un bilan a suivi et a permis d’entériner la mise en production pour la saison d’été (juin 2009).

Deux ans après, la SAEM estime que l’anticipation des heures a réduit les coûts puisqu’elles sont récupérées et non payées en fin de contrat, a apporté un gain de temps de travail pour les planificatrices, permis la production de rapports et d’analyses grâce aux tableaux de bords et a évité les erreurs de saisie et donné un réel gain de temps via l’automatisation de l’interface avec le logiciel de paye.

Pascal Caillerez