Les enjeux de l’archivage électronique dans le secteur public à l’horizon 2015, Alain Laniesse, Cimail

Publié par Décideur Public - Systèmes d'Information sur 18 Février 2013, 12:17pm

L’e-administration avance à petit pas, dans les collectivités locales, territoriales, les préfectures, les ministères, essentiellement par le biais de mise en ligne de services aux usagers. Aujourd’hui, la sphère publique doit s’engager dans des projets plus ambitieux de dématérialisation, de bout en bout, dont en particulier l’archivage électronique, afin de répondre aux nouveaux enjeux économiques, réglementaires et sociétales à l’horizon 2015. A l’image du programme Helios, la gestion électronique des documents et surtout son complément naturel l’archivage électronique se révèlent au cœur de la modernisation du secteur public et de son entrée dans l’ère numérique, en assurant une gestion des informations à court, moyen et long terme comme un patrimoine à part entière. Si la technologie, et en particulier le Système d’Archivage Electronique, y joue un rôle prépondérant, elle doit s’accompagner d’une véritable démarche de rationalisation des données, d’homogénéisation des pratiques et de gestion des risques. Réduire les coûts de stockage, éliminer les données dénuées d’intérêt, planifier la conservation efficace et pérenne des informations stratégiques et en garantir l’accessibilité dans les conditions optimales : voilà l’équation à résoudre par le secteur public et cela dans les deux prochaines années !

Passons en revue les nouveaux enjeux de l’archivage électronique, au-delà de la seule technologie !

Sous la pression réglementaire, le secteur public dématérialise et doit aller encore plus loin. Les projets de GED se succèdent, considérés comme la porte d’entrée de l’archivage électronique. Cependant, l’archivage électronique n’est pas une simple transposition de l’archivage papier, il va au-delà en devenant une partie intégrante du SI et un patrimoine immatériel stratégique. Ainsi, la gestion de ce patrimoine implique de mettre en place une véritable politique de gestion et surtout de rationalisation des données, en vue de les conserver tout en les rendant vivantes. L’archiviste y joue un rôle clé ainsi que la DSI et l’ensemble des parties prenantes. Diversité du cycle de vie d’informations à traiter, diversité des droits d’archivage, diversité des usages de conservation et d’exploitation, émergence de nouvelles pratiques comme le parapheur électronique, la signature électronique… l’archivage électronique doit être résolument pensé comme un projet transversal, de l’arrivée des données à leur classement en passant par leur stockage ou leur destruction, qui impacte les structures et les organisations administratives !

A cela s’ajoute la nécessité d’homogénéiser les pratiques, autre dimension stratégique de l’archivage électronique et non des moindres. L’organisation des données, le classement, le pré-archivage et l’archivage, aujourd’hui considérés à tort comme peu collaboratifs, divergent en fonction des établissements étatiques concernés. D’où l’importance que des meilleures pratiques voire un état de l’art, initié par les archivistes, se développent afin que la gestion et l’archivage électronique des données ne soient plus considérés comme un patrimoine statique mais comme un élément dynamique de la chaîne informationnelle du secteur public.

Et pour finir, l’archivage électronique passe nécessairement par la définition d’une nouvelle politique de gestion de risques liés aux documents et aux données. Au-delà des garanties techniques et juridiques obligatoires pour conserver certains documents originaux selon leur durée d’utilité administrative (DUA), le secteur public doit aussi évaluer de la pertinence et de l’intérêt public des informations stockées, et surtout de la dimension critique voire confidentielle de ces dernières. Des données hospitalières rendues anonymes à des fins de statistiques au coffre-fort électronique alimenté par le citoyen… toutes ces approches nécessitent une réflexion de fond sur la sécurité et la criticité à long terme des informations pour construire un secteur public responsable.

Dans un secteur ayant une forte culture ancrée papier, les projets phares d’archivage électronique aujourd’hui se multiplient, au rythme du lent déploiement des chantiers d’e-administration. L’archivage hybride est de mise. Cependant, de nombreuses questions demeurent, en ce début d’ère de l’archivage dématérialisé, en termes de choix technologiques et organisationnels. Quelles applications GED choisir ? Quelle politique de classement provisoire ou définitif privilégier ? Archiver selon les réglementations en vigueur, en répondant aux attentes des archivistes, des services opérationnels et des DSI, tout en renforçant l’efficacité publique attendue par les citoyens : voilà la valeur ajoutée d’un projet SAE couplé à une refonte profonde des méthodes de travail et de l’organisation.

Etape ultime de l’e-administration de bout en bout, l’archivage électronique devrait, à nos yeux, instaurer une nouvelle politique d’accessibilité, exploitabilité et communicabilité des informations, et cela au bénéfice de tous, citoyens, agents et fournisseurs. Capitaliser sur le patrimoine documentaire public, mémoire de l’état, en vue de le rendre toujours plus simple et rapide d’accès, s’avère, à nos yeux, le principal enjeu du secteur public qui façonnera la société de demain, bien au-delà de la simple disparation du papier et de la réduction des coûts !

Alain Laniesse, Directeur Administration & Collectivités, Cimail