Dématérialisation des marchés publics : les étapes clés et les conseils, Isabelle Paulus, MPFrance

Publié par Décideur Public - Systèmes d'Information sur 7 Novembre 2012, 11:25am

La dématérialisation permet de raccourcir les délais des procédures, sécuriser les échanges et de contribuer au développement durable en réduisant les éditions papiers. Les obligations pour faciliter la dématérialisation des procédures « marchés publics » ont ainsi le vent en poupe… Mais comment une entreprise peut-elle répondre efficacement à un marché public selon les principales règles en vigueur ?

C’est l’article 56 du Code des marchés publics qui résume le mieux toutes les possibilités et obligations en matière de « communications et échanges d’informations par voie électronique » :

Depuis le 1^er janvier 2012, l’acheteur public ne peut refuser de recevoir les documents transmis par voie électronique pour les marchés d’un montant supérieur à 90 000 euros HT.
Pour les achats de fournitures de matériels informatiques et de services informatiques d’un montant supérieur à 90 000 euros HT, les plis sont obligatoirement remis par voie dématérialisée. Les plis papier ne sont donc pas autorisés et ne sont pas analysés dans ce secteur d’activité.

Le nouveau décret du 15 juin 2010 permet à une entreprise étrangère de choisir le certificat électronique de son choix, même auprès d’une autorité de certification étrangère, si elle prouve à l’acheteur public que son certificat à force probante.

Dans ce cadre très réglementé, il existe un certain nombre d’étapes clés à respecter si une entreprise souhaite répondre efficacement à un marché public par voie électronique :

Acquérir au plus vite un certificat électronique
Vérifier que le certificat électronique soit achété par une personne habilitée à engager contractuellement l’entreprise ( cf. Noms indiqués dans l’extrait K Bis)
Etablir une délégation de pouvoir de manière dématérialisée si le détenteur du certificat n’est pas la même personne que celle qui signe l’acte d’engagement
S’entraîner sur les plateformes tests
Se mettre des alertes électroniques dans son secteur d’activité et son secteur géographique pour recevoir des marchés publics ciblés
Télécharger gratuitement les cahiers des charges
S’identifier lors du téléchargement du cahier des charges pour connaître les modifications en cours de publicité (et notamment prendre connaissance des questions et des réponses)
Toujours vérifier que l’acte d’engagement soit bien signé
Ne pas signer uniquement le .ZIP mais signer tous les documents contractuels à l’intérieur du .ZIP
Vérifier les pré requis techniques auprès du service informatique
Mettre en place une bibliothéque électronique avec à l’intérieur les documents adminitratifs (DC1, DC2)
Organiser son service pour gagner en efficacité lors du dépôt électronique du pli
Ne pas oublier que c’est la date de réception du pli qui fait foi, même si la procédure est dématérialisée
Prévoir quelques heures pour le dépôt d’un pli électronqiue : ne pas s’y prendre à la dernière minute !