La Communauté de Communes du Bassin de Pompey dématérialise la convocation des élus

Publié par Décideur Public - Systèmes d'Information sur 2 Juillet 2011, 13:41pm

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La Communauté de Communes du Bassin de Pompey, troisième Etablissement Public de Coopération Intercommunal de Meurthe et Moselle avec 42 000 habitants, a choisi CDC FAST, filiale du groupe Caisse des Dépôts, pour télétransmettre la convocation des élus.

« Notre objectif était de mettre en place la télétransmission pour la comptabilité publique, le contrôle des actes administratifs et la convocation des élus. En termes de services, CDC FAST correspondait parfaitement à nos besoins », explique Cécile Dumoutier, chargée du Secrétariat d’Assemblée Générale. La convocation des élus est opérationnelle début 2009. Deux ans plus tard, 61 élus et Directeurs Généraux des services utilisent cette nouvelle méthode de travail. « Nous avons tout d’abord investi dans un système de vidéo-projection, puis équipé notre sale de conseil d’écrans individuels. Ces installations permettent aux élus de prendre connaissance des actes plus facilement. Pour nous, ce sont des économies de fonctionnement, d’affranchissements de papier et de temps pour nos agents », commente Cécile Dumoutier.

La Communauté de Communes du Bassin de Pompey a chiffré ces économies : « en 2009, nous avons pu réduire de 18 % notre utilisation de papiers et en 2010, de 13,9 %. En deux ans, la consommation d’un agent est passée de 30 à 13 kilos », précise Cécile Dumoutier. La rapidité a également été un des critères de choix pour le passage à la dématérialisation, comme le constate Cécile Dumoutier : « avant, 24 heures étaient nécessaires pour que la convocation des élus soit envoyée. Aujourd’hui, il suffit de 20 minutes. Pour l’agent chargé de préparer le Conseil, c’est un gain de temps considérable ».

En plus de la convocation des élus, la Communauté de Communes du Bassin de Pompey dématérialise également les procédures liées à la comptabilité publique et le contrôle des actes administratifs. « Nous avons d’autres projets en cours, notamment en interne où nous avons mis en place la télétransmission des ordres de missions et demandes de congés. Le dernier Club FAST du 29 mars nous a également permis de découvrir le parapheur électronique », conclut Cécile Dumoutier.

Les économies réalisées :

• 570 € de papiers,

• 800 € de frais de reproduction,

• 2 000 € de frais d’affranchissement,

• 144 € de coûts de collecte,

• soit 3 500 € au total par an.

Philippe Guichardaz