Tribune libre : Les collectivités et le parapheur électronique, par Georges Moïse, CDC Fast

Publié par Décideur Public - Systèmes d'Information sur 12 Mai 2011, 16:10pm

Un an après son lancement, retour sur le parapheur électronique

GEORGES MOISE Les premiers travaux autour du parapheur électronique ont débuté début 2009. Les collectivités étaient en attente d’un outil leur permettant de signer des documents de différente nature : comptable, juridique, de marché, courrier interne… Les tiers de télétransmission ont donc enclenché une réflexion autour de cette question : comment fournir aux collectivités un outil sécurisé, générique et accessible, pour satisfaire les collectivités ?

Au départ, la signature électronique était intégrée dans les différentes applications de dématérialisation, principalement celles pour le contrôle de légalité et la comptabilité publique, mais cela n’était qu’un module. Pour les élus, par exemple, à qui le parapheur s’adresse, signer un document s’avérait fastidieux : il était nécessaire de se connecter à au logiciel, de posséder un compte et de maîtriser le logiciel métier pour effectuer une simple signature.

La décision de mettre au point un outil accessible en ligne et totalement déconnecté de l’application métier s’est donc imposée. En proposant une solution à part entière, le procédé de signature électronique serait ergonomique et adapté à tous types de documents.

La signature des pièces comptables était le besoin numéro un des collectivités. En effet, la dématérialisation de la comptabilité publique est déterminée par un cadre légal, stipulant que les documents (mandats de dépenses, titres de recettes, pièces justificatives) peuvent être télétransmis au format PESv2 (Protocole d’Échange Standard dans sa version 2), à la condition que les bordereaux soient émargés. Pour les collectivités, se doter d’un outil de signature électronique devenait donc indispensable !

La production s’est enclenchée début 2010, articulée autour de trois critères : l’accessibilité à distance, la transversabilité et l’ergonomie de l’outil.

Côté sécurité, le parapheur possède la même valeur probante que le papier. Il inclut la possibilité de déterminer l’auteur, l’intégrité et l’authenticité du document. C’est un outil totalement sûr, qui peut être pris en main en 15 minutes.

Parmi ses bénéfices, on compte la suppression du papier, générant des économies importantes, la simplification des procédures et la réduction des délais. En un clic, on peut signer 10 fichiers. Le parapheur offre de nombreuses fonctionnalités : déposer les documents et les signer par lot, travailler séquentiellement (par exemple, signer 19 documents, mettre le 20^ème de côté, reprendre au 21^ème, etc.), bénéficier d’un système de notifications, archiver provisoirement,… L’interface est également modulable et permet de travailler sur plusieurs types de documents (juridiques, financiers,…).

En plus du format PESv2 pour les documents comptables, la signature électronique est également adaptée aux formats Word, Excel, Power Point, JPEG, PDF ou encore XML pour les actes destinés au contrôle de légalité par exemple. La plupart des collectivités utilisent à ce jour le format PDF.

Le parapheur offre des possibilités multiples répondant au fur et à mesure de son développement à l’ensemble des besoins des collectivités. Par exemple, une compatibilité sur iPhone et iPad est en cours, même si nous n’en sommes toujours qu’à l’état de prototype ; le principal frein étant le certificat matériel. Ce n’est plus la personne qui le possède mais l’appareil, et les normes de sécurité s’en trouvent amoindries. C’est le prochain challenge : offrir le même niveau de sécurité aux Smartphones qu’aux ordinateurs.

Aujourd’hui, nous n’en sommes qu’au début du cycle. Une centaine de collectivités sont désormais équipées. Quasiment un an après le lancement de la signature électronique, son déploiement se fait toujours au rythme du PESv2, utilisé par environ 200 collectivités, mais qui devrait être massivement étendu à tout le territoire. Le parapheur est donc amené à se développer progressivement.

Dans le cadre de la modernisation des services publics, la télétransmission des budgets des hôpitaux et leur signature est l’enjeu de demain. Gains économiques, écologiques,… la dématérialisation des procédures administratives s’installe peu à peu. Elle facilitera tout autant le travail des agents que les démarches des particuliers.

Georges Moïse, Chef de produits chez CDC FAST