L’hôpital de Valence refonde sa gestion informatisée du temps de travail

Publié par Décideur Public - Systèmes d'Information sur 9 Janvier 2012, 09:56am

Catégories : #Actualité

Le Centre Hospitalier de Valence est un Établissement Public de Santé concernant une zone d’habitation peuplée de près de 450 000 habitants. L’établissement emploie 2 200 agents et 300 médecins. En complément aux services de médecine et de chirurgie habituels dans les établissements de ce type, le CH de Valence est doté d’un service de coordination prélèvements et greffes. Confronté à la désaffection de ses agents envers les outils de gestion du temps de travail jugés inadaptés au rythme d’un établissement hospitalier, l’établissement a du complètement revoir ses choix informatiques et engager une nouvelle consultation.

Les agents pénalisés par un outil déployé en 2002 mais inadapté aux réalités d’un établissement hospitalier et à ses besoins. Les utilisateurs avaient fini par ne plus vraiment s’en servir faute d’un outil correctement paramétré, ergonomique et intuitif et interfacé avec la paye. Ils étaient donc retournés à des plannings sur Excel, seuls les badgeuses étant récupérées par l’application. Les éléments variables de paye étaient calculés à la main car les compteurs ne donnaient pas les résultats attendus. Cette situation avait entre autre pour conséquence de ne pas comptabiliser clairement les jours de congés pris par les personnels hospitaliers ce qui pouvait entraîner des tensions dans l’organisation sociale du Centre.

Afin de résoudre cette situation, un groupe projet a été créé, avec six cadres de santé, trois personnes de la Direction des Ressources Humaines, un informaticien et un cadre supérieur de santé. Pendant deux mois, le groupe s’est attaché à élaborer un cahier des charges complet en le soumettant régulièrement aux avis des cadres de santé et aux différents représentants syndicaux pour le réajuster. Une fois le cahier des charges élaboré, un appel d’offre a été lancé en mars 2010 pour un budget initial de 129 000 euro. A son issue, le logiciel Agiletime de l’éditeur EquiTime a été retenu.

Aujourd’hui, 90 cadres de santé, techniques et administratifs utilisent désormais le logiciel dont 80% dans des services soignants, et six utilisateurs au niveau de la Direction des Ressources Humaines. Il est prévu d'utiliser la partie workflow qui permet une prise en charge des demandes d’absence via l’Intranet du Centre Hospitalier, afin également de supprimer une contrainte administrative.

Pascal Caillerez

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