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La politique de décentralisation menée dans les années 1980 et 1990 a poussé les collectivités territoriales à embaucher un nombre croissant de fonctionnaires et d’agents afin de pouvoir mener à bien les missions qui leur étaient déléguées. En conséquence, le nombre d’opérations comptables et de gestion, qu’il s’agisse des fiches de paie, des demandes de congés, des déplacements professionnels des agents ou encore du volume des états de frais, a augmenté de façon proportionnelle.
Pour le Conseil Général du Nord, le défi était de taille : il s’agissait de mettre en place une solution entièrement dématérialisée pour assurer la gestion des 20 000 déplacements annuels effectués par les agents du CG 59, de la création d’un déplacement jusqu’au remboursement des agents. Laurent Niolloux, chef du projet au sein du CG 59, organise un appel d’offre dès 2004 à cet effet. La société Concur, acteur dans le domaine des services intégrés de gestion des frais et déplacements professionnels, remporte l’appel d’offre et la solution Ulysse est mise en place au sein de la collectivité.
Cependant, malgré le succès de ce premier projet, il manque une dernière étape pour une dématérialisation complète de la gestion des frais de mission des agents du CG59 : la transmission dématérialisée des pièces justificatives au payeur pour un traitement et un remboursement des agents. Techniquement, il s’agit de mettre en place un flux dématérialisé entre le CG 59 (Ulysse) et la DGFIP (système Hélios). Cette dématérialisation totale est alors impossible car le cadre officiel de ce flux n’est pas encore déterminé. C’est donc tout naturellement que le CG 59 se porte volontaire en 2009 pour être le pilote du projet qui aura pour objectif de définir et valider ce cadre officiel.
C’est ainsi qu’en mai 2011, Laurent Nioloux annonce officiellement « l’effectivité de l’accord local entre le Conseil Général du Nord, la Paierie départementale du Nord et la Chambre régionale des comptes du Nord-Pas de calais. La signature de cet accord officialise un fonctionnement entièrement dématérialisé des frais de déplacement professionnels des agents du CG 59 en place depuis le 1er Janvier 2011. C’est une grande première pour une collectivité, et une grande victoire pour nous, qui bénéficie en premier lieu aux agents qui vont pouvoir être remboursés au minimum quatre fois plus rapidement qu’avant ! ».
Grâce à la dématérialisation et la rationalisation des processus interne via la solution Ulysse, le coût de la gestion d’un déplacement, qui était de 80 euro avant la mise en place d’Ulysse, est passé à 30 euro. Avec la dématérilisation totale, le coût de la gestion d’un déplacement n’est plus que de 15 euro. Sans compter les gains directs liés à la suppression du papier, de la manutention autour des envois, de l’achat de timbres et d’enveloppes et des frais de transport. On estime ainsi que la dématérialisation des états de frais au CG 59 a permis de faire l’économie de plus de deux tonnes de papier par an.
En outre, comme le souligne Laurent Niloux, « la dématérialisation complète permet d’optimiser l’outil Ulysse et donne plus de fluidité aux circuits de validation. L’équipe des frais de déplacement peut ainsi utiliser le temps gagné par la suppression de la gestion du courrier, qui était très chronophage, à se consacrer davantage à l’accompagnement, à l’anticipation des échéances, ou encore à l’analyse des données. »
Pour sa part, Cathy Domingues, chef de Projet Ulysse et Dématérialisation au Département du Nord, précise que « la dématérialisation des ordres de mission et notes de frais apporte un gain conséquent pour le comptable, qui peut exploiter les fichiers et ainsi, faire ses contrôles habituels beaucoup plus rapidement : un outil de valorisation des données XML, XéMéLios (téléchargeable gratuitement sur le site xemelios.org), permet d'importer les fichiers contenant les données OM et NF, de faire des recherches multicritères et de reconstituer les données grâce à une feuille de style qui permet la lecture des données comme sur le papier auparavant. »
La prochaine étape pour ce Conseil Général du Nord consistera à modifier l’infrastructure de la plateforme de dématérialisation, pour passer, toujours en collaboration avec Concur, d’un système Intranet pas suffisamment évolutif à un système en mode ASP, plus flexible et parfaitement sécurisé. Cathy Domingues, estime qu’il s’agit aussi, à moyen terme, d’aller plus loin : « Pour le CG 59, le projet de dématérialisation est un bon tremplin pour dématérialiser d’autres flux. C’est en effet un projet qui touche tous les agents et toutes les catégories d’agents ».
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