Mairie de Sanary-sur-Mer : une démarche qualité innovante récompensée au prix “France Qualité Performance” 2016

Publié par Décideur Public - Systèmes d'Information sur 2 Juin 2016, 19:00pm

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Mairie de Sanary-sur-Mer : une démarche qualité innovante récompensée au prix “France Qualité Performance” 2016

Jean-Jacques SAC, ingénieur qualité et manager opérationnel au sein de la mairie de Sanary-sur-Mer.

La qualité au coeur du travail des élus

« A la mairie de Sanary-sur-Mer, station balnéaire située dans le département du Var en région Provence-Alpes-Côte d'Azur, l’élu est au centre de la démarche projet. Il est responsable au regard du maire, de ce qu’il se passe au sein de ses services. Quand je suis arrivé en 2008 à la mairie, les élus n’avaient qu’une vision partielle des projets qui se déroulaient au sein de leurs délégations. J’ai donc établi un processus dans son intégralité, répondant aux exigences de la norme ISO 9001 : 2008 pour mettre le système qualité au coeur du travail des élus » explique Jean-Jacques SAC, ingénieur qualité et manager opérationnel au sein de la mairie de Sanary-sur-Mer.

« Ce besoin de traçabilité autour des projets se devait d’être source d’efficience pour les agents municipaux et les élus, et ce pour apporter les meilleurs services possibles aux administrés »

Jean-Jacques SAC travaillait préalablement avec Excel, outil qui avait atteint ses limites tant en termes de partage que de temps de traitement des informations. C’est ainsi qu’il s’est lancé à la recherche d’une solution permettant de répondre à son cahier des charges et à ses exigences particulières.

Les enjeux du projet en 3 points clé :
- assurer la traçabilité des projets gérés par la municipalité sur une plateforme unique en s’appuyant sur les exigences de la norme ISO 9001 : 2008
- mettre à disposition des élus, des outils de supervision des projets en cours
- répondre au devoir d’information des administrés

Une solution sur mesure, sur la base des fonctionnalités proposées nativement par Agilium

« Aucune collectivité ne fonctionne comme je l’avais “dessiné” dans mon processus. Je pensais donc qu’aucune solution n’existait pour répondre à mes besoins. »

« Compte tenu de la spécificité de notre processus, nous avons développé une solution sur mesure, sur la base des fonctionnalités proposées nativement par Agilium »

« Cette dernière est déployée depuis 2011 et lorsque la nouvelle municipalité est arrivée, les nouveaux élus ont tout de suite été séduits et se sont très rapidement appropriés l’outil. C’est un réel fil conducteur dans leur travail au quotidien. »

Vers de nouveaux usages

Depuis 2011, plus de 2 000 projets et plus de 11 000 actions liées ont été gérés dans l’application. Des centaines d’agents et d’élus ont à ce jour été formés et les perspectives de développement sont nombreuses.

« Nous travaillons actuellement avec Agilium sur un design plus ergonomique pour la visualisation de nos plannings, ce qui permettra utilisation plus fluide et accessible depuis tous types de supports fixes et mobiles (smartphones, tablettes...). Dans le cadre des évolutions de la norme ISO 9001 version 2015, nous allons prochainement enrichir le périmètre fonctionnel de l'application en intégrant, autres autres, un module d’évaluation de nos fournisseurs entièrement relié à l’ensemble du système. »

« Nos élus peuvent aujourd’hui répondre à tout moment à leur devoir d’informations auprès des administrés en consultant l’application directement depuis leur tablette » conclut Jean-Jacques SAC.

La réussite de cette démarche qualité, récompensée par l’un des plus prestigieux prix du domaine, devrait donner des idées à d’autres communes soucieuses de rendre un service toujours plus qualitatif à leurs administrés.