90% des entreprises européennes interdisent l’accès aux réseaux sociaux faute de répondre à ce défi, selon une étude d’Iron Mountain

Publié par Décideur Public - Systèmes d'Information sur 1 Mars 2012, 13:39pm

Des résultats d’étude d’Iron Mountain montrent que, dans un environnement professionnel de plus en plus régulé et sujet à litiges, les réseaux sociaux représentent un casse-tête pour les sociétés européennes en matière de gestion des informations. La plupart des entreprises (86% des répondants, 84% en France) considèrent que les communications sur les réseaux sociaux devraient être considérées comme des données formelles de l’entreprise, mais 63% (78% en France) ne pensent pas être capables de les gérer comme telles, ce qui conduit la plupart des entreprises (87% des entreprises interrogées, 96% en France) à en interdire l’usage au travail.

Les étapes recommandées par Iron Mountain, sont :

1. Revenir aux basiques : il s’agit de contenu, non de canal

La gestion des informations vise à réduire les coûts et les risques associés aux actifs constitués par l’information, à améliorer l’accès aux informations pertinentes, et à augmenter leur utilité pour l’entreprise. Pour y parvenir, les sociétés doivent savoir quelles informations elles détiennent, où elles se trouvent et comment elles sont utilisées, quel que soit leur format. Gérer de façon efficace les réseaux sociaux n’est pas tellement différent mais plus compliqué du fait du volume et de la nature déstructurée des données. Générer un contenu, signifie le protéger et l’intégrer dans une politique précise (combien de temps est-il conservé, qui y a accès).

2. Comprendre la loi

Les réseaux sociaux sont un support de communication axé sur la technologie. Lorsqu’il s’agit de technologie, la loi est toujours à la traîne par rapport à la pratique. Théoriquement, chaque tweet, post ou blog constitue une donnée officielle qui doit être conservée et dont est responsable l’entreprise. En réalité, la loi dans ce domaine est en cours d’évolution et son application est souvent peu claire et inconsistante.

3. Développer une politique de gestion des informations pour les réseaux sociaux

Nombre de sociétés ne savent comment réduire les risques liés aux réseaux sociaux. Il serait tentant d’adopter une solution à court terme et d’interdire l’accès des salariés aux réseaux sociaux. Mais la réalité la plus probable est que les salariés auront alors accès aux réseaux sociaux en utilisant leurs propres appareils. Une solution plus efficace et pratique est d’établir une politique acceptable d’utilisation des réseaux sociaux et de former les salariés à cette politique.

4. Prendre le contrôle

Les réseaux sociaux sont un outil d’implication des employés aussi bien que des clients. Ils doivent être gérés pour protéger l’image de marque de l’entreprise. Une des premières étapes est de différencier les réseaux sociaux professionnels et privés. Pour ce faire, il faut mettre en place des comptes société officiels sur des plateformes telles que Facebook, LinkedIn et Twitter. Cela permettra à la société de définir des lignes directrices entre l’usage personnel et professionnel et d’avoir accès aux données importantes quand nécessaire. Cela réduira également le risque d’avoir accès à des communications ou du contenu personnel des salariés, ce qui soulèverait de nouveaux problèmes de protection des données personnelles.

5. Souplesse

Les réseaux sociaux évoluent rapidement et les sociétés ont besoin d’être certaines que leurs politiques sont suffisamment agiles pour s’adapter au rythme de changement et qu’elles sont clairement expliquées à tous leurs salariés. D’où la nécessiter de rester à jour via des experts externes ou des groupes de travail qui utilisent cette expertise. De tels groupes devraient s’appuyer sur l’expertise en gestion des données, en juridique et en ressources humaines, et intégrer aussi les départements générant du contenu tels que le marketing, les relations publiques ou les ventes, ainsi que le service clients, qui peut tirer parti des réseaux sociaux pour mieux faire son travail.

Pascal Caillerez