Argentan dématérialise son conseil municipal avec des tablettes numériques

Publié par Décideur Public - Systèmes d'Information sur 16 Octobre 2012, 08:40am

Catégories : #Actualité

La municipalité d'Argentan cherche, depuis plusieurs années, à poursuivre et à étendre sa démarche dans le domaine de la dématérialisation afin de simplifier les procédures, gagner du temps, améliorer le service offert et générer des économies. Le 24 septembre dernier a donc eu lieu le premier conseil municipal sur tablettes numériques. Pour cela, la ville a équipé les 33 élus de l'assemblée délibérante de tablettes Samsung au coût unitaire de 488 euros.

En amont de cette démarche, chaque élu a reçu un courriel lui signalant la mise à disposition des éléments du conseil. Puis en se connectant à un serveur sécurisé, l'élu a pu télécharger les documents, les étudier et les annoter sur sa tablette afin de les lire à sa convenance lors du conseil municipal. Cela fait onze mois que les services municipaux travaillent sur ce projet, en partenariat avec CDC FAST, afin de proposer la meilleure méthode de travail aux élus.

Le coût de la prestation s’élève à 2 600 euros. Le budget global alloué à cette initiative s’élève à 18 704 euros. Cet investissement sera amorti entre deux et trois ans, financés à partir des économies d'impression et de temps de reprographie et de reliure, évaluées à 8 000 euros par an, achat des photocopieurs non inclus.

Le premier enjeu de la municipalité est d'augmenter l'efficacité du travail des élus et de faire des économies de papier. La collectivité y trouve donc un intérêt économique et écologique. Ce projet s'inscrit également dans la continuité et l'implication active d'Argentan au sein de l'Agenda 21. Cette démarche va permettre à la mairie d'Argentan de faire une économie de prêt de 150 000 feuilles nécessaires aux cinq conseils municipaux annuels.

Côté légalité et sécurisation, cette démarche de dématérialisation du Conseil municipal s'est réalisée en lien avec le service CDC Fast, « convocation des élus », de la Caisse des Dépôts et Consignations. Celui-ci assure le respect du cadre réglementaire avec la garantie de la date d'envoi, la traçabilité de la mise à disposition auprès des élus, la constitution des preuves de télétransmission et l'archivage de la convocation et des dossiers. Les élus reçoivent donc par courriel les documents PDF dans les délais légaux de cinq jours francs par l'intermédiaire de CDC Fast. La prochaine étape sera d'élargir l'utilisation de cet outil lors de réunions, commissions et autres missions qui incombent aux élus.

Pascal Caillerez

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