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Le Conseil général du Maine et Loire entend développer de nouveaux services et usages numériques et de dématérialisation via son programme Anjou Dynamique Numérique. Dans ce cadre, le CG 49 a fait le choix en 2009 de s’appuyer sur Cimail et sur sa solution d’archivage électronique Easyfolder, suite à l’appel d’offres pour remplacer le système GED et résoudre l’engorgement des archives papiers de la Direction Solidarité. En moins de trois ans, celle-ci s’est diffusée progressivement dans l’ensemble des services du conseil général (Maison Départementale du Handicap, Fonds d’Aide aux Jeunes…).
« Au cœur de nos enjeux économiques et environnementaux actuels, la dématérialisation nous a permis d’optimiser la gestion de nos documents, de gagner en place et de fluidifier nos échanges tout en améliorant la qualité de service délivrée à nos partenaires et à nos administrés », souligne Sébastien Méchin, chef de projet au sein de la DSI du CG49. « Preuve du succès de notre projet dématérialisation, la Maison Départementale de l’Autonomie verra le jour au printemps 2013 et ne comprendra pas de lieu de stockage d’archives papier. »
Le Conseil Général a dématérialisé plus 27 000 documents en 2009, plus de 150 000 en 2010 et 203 000 en 2011. Aujourd’hui, plus de 500 000 documents du CG49, soit plus de 2 millions de pages, sont numérisés et archivés. Outre le gain de place, le CG49 a gagné en efficacité dans le stockage et la recherche des documents électroniques. « En 2012, nous souhaitons étendre le périmètre d’intervention du SAE Easyfolder à la dématérialisation de nos marchés publics, de la réalisation des appels d’offres au suivi comptables des marchés remportés », conclut Sébastien Méchin. « Ce dernier projet, qui concernera notre Directions juridiques et financières, démontre notre volonté d’utiliser le vecteur numérique pour moderniser nos pratiques dans un souci de développement durable et valoriser nos services publics de proximité. »
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