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«Depuis 2012, nous menons un projet exemplaire en matière de dématérialisation, qui a débuté par la dématérialisation des documents de la plupart de nos services d’aides sociales, premier poste de dépenses du département, ainsi que par la mise en place d’un portail accessible à l’ensemble de nos bénéficiaires handicap et de leurs tuteurs», explique Philippe Gras, chef du Service « Méthodes et Projets » au sein de la DSI du Conseil Départemental,
Mais le vaste projet de dématérialisation a véritablement démarré en 2015 avec le choix de la solution de gestion documentaire (GED) d’EFALIA pour le secteur du Handicap, puis de l’aide sociale générale, à savoir les aides liées à l’autonomie et aux personnes âgées.
« Nous ressentions alors la nécessité de stocker de manière structurée l’ensemble des documents liés aux aides sociales, soit 160 000 documents stockés à ce jour, et gérés au sein de notre logiciel métier. Toutefois, nous ne voulions pas mettre en place une GED différente par applicatif mais une solution unique capable de répondre à l’ensemble de nos besoins en matière de dématérialisation », précise Philippe Gras.
La voie de la dématérialisation
A la suite d’un appel d’offres, c’est la plateforme logicielle de GED Efalia Doc qui a donc été retenue et ce, pour la convivialité de son interface utilisateur et sa grande simplicité d’utilisation, au-delà des avantages économiques proposés par l’éditeur. Interfacée avec le logiciel métier « social » en place au sein du département (Solis), cette plateforme de dématérialisation globale permet désormais le stockage des documents de l’instruction de chaque dossier lié à un bénéficiaire (correspondances et pièces attachées).
La numérisation des différentes armoires « physiques » liées aux aides sociales s’est toutefois faite progressivement et, après l’aide aux personnes âgées et handicapées, la solution a été étendue à d’autres aides (comme l’insertion RSA, les aides à l’enfance ou encore les assistantes maternelles).
Par ailleurs, dans le cadre d’une directive gouvernementale, un portail de télé-services et d’échanges documentaires a été déployé et mis en production en 2022 dans le domaine du handicap. La généralisation de télé-services à toutes les aides du domaine social se poursuivra dans les prochaines années.
Puis, en 2023, c’est au tour du volet RH d’intégrer le projet avec pour objectif de dématérialiser, dès 2024, la totalité du dossier personnel de chaque élu ou agent territorial.
« Toute la DRH travaille désormais à la mise en œuvre de cette démarche. Nous avons commencé par la création d’une interface concernant la mise en place de coffre-fort numériques hébergés chez un tiers, ce qui permet d’adresser à chaque collaborateur son bulletin de salaire au sein de cet espace virtuel personnel et sécurisé. Alors que 2 000 bulletins transitent aujourd’hui par la GED d’EFALIA, nous prévoyons dans les prochains mois d’aller encore plus loin en dématérialisant l’ensemble du dossier personnel de chacun », détaille Philippe Gras.
D’autres projets plus ciblés sont enfin, pour certains, déjà déployés ou, pour d’autres, en cours de réalisation, comme l’utilisation d’Efalia Doc pour la gestion des documents liés à l’entretien des bâtiments départementaux ou l’utilisation d’Efalia Transferts pour les échanges de dossiers numériques entre MDPH (Maisons Départementales pour les Personnes Handicapées) de différents départements.
« Parallèlement, nous avons acquis la solution de gestion de processus (BPM) Efalia Process et avons déployé nos premiers processus en 2020, comme les signalements ‘hygiène et sécurité’, les demandes de remisage d’un véhicule à domicile par nos agents ou encore les demandes de virements de crédits », poursuit Philippe Gras.
Ainsi, chaque année, de nouveaux processus sont mis en production : les demandes d’autorisation de télétravailler en 2021, les demandes de création de nouveaux tiers pour la gestion comptable et la gestion de la viabilité hivernale pour les agents de la direction des routes en 2022, les demandes de création d’unités fonctionnelles pour les achats et les demandes d’assistance juridique en 2023. A ce jour, ce sont quelques 19 200 demandes qui ont été traitées au sein de cette solution de gestion de processus et 1 600 utilisateurs qui y ont désormais accès.
Les résultats et développements ultérieurs
Pour l’heure, tous ces process dématérialisés sont encore appelés à s’étoffer, mais ont déjà permis aux agents du département de l’Allier de gagner un temps significatif et de mieux collaborer ensemble. La pérennisation des données, la fiabilité et la traçabilité des process, ainsi que l’optimisation des recherches, constituent également d’autres points forts de ce vaste projet.
« Fort de ces premiers succès et de la satisfaction de la plupart de nos utilisateurs, nous allons continuer à faire évoluer notre dispositif. En effet, au-delà d’apporter un meilleur accès au service public pour l’usager, ce type de démarche peut également représenter une plus grande attractivité en termes de recrutement par le coté facilitateur de ces outils vis-à-vis du télétravail. Enfin, la relation de proximité développée avec les équipes d’EFALIA au cours de ces dernières années nous permet d’envisager l’avenir avec confiance et sérénité », conclut Philippe Gras.
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