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Située au nord du département de l'Isère, la communauté de communes de l'Isle-Crémieu (Isère), réunit vingt communes qui représentent plus de 21 000 habitants. Ses missions particulières relèvent de compétences obligatoires, optionnelles, et concernent le développement économique, l’aménagement du territoire, la protection et la mise en valeur de l’environnement. Ses bureaux sont installés à proximité de Crémieu, à Villemoirieu, dans un hôtel communautaire bâti et inauguré en 2006. Cette collectivité s'est équipée d'une GED novaxel début 2012 à partir de recommandations de son prestataire d'impression Ricoh.
« L'idée de nous équiper d’un logiciel de GED est devenue une évidence quand nous avons cherché une solution sérieuse aux problèmes liés au courrier papier », confie Nathalie Barrillot, assistante de direction, gestionnaire des ressources humaines et de la communication. « Nous observions une déperdition préjudiciable quand des informations importantes, communiquée à une personne en particulier, n'étaient pas diffusées à ses collègues dans les temps, voire pas du tout. Le problème initial concernant le courrier entrant papier est désormais résolu puisque le courrier est numérisé et classé systématiquement dans la GED. Nous avons adopté l'outil pour en faire bien plus qu'un simple système de classement de documents, mais un vrai outil de gestion de documents. En effet, la GED est devenue notre principal espace de données, avec une architecture élaborée avec le concours des auditeurs novaxel. Tous nos collaborateurs ont bénéficié d'une formation et tous nos documents sensibles sont désormais dématérialisés, classés et faciles à retrouver. »
Côté archives, la communauté de communes a donné la priorité aux comptes-rendus et délibérations des réunions des membres, et a ainsi répertorié près de six ans de documents. « Nous avons choisi de ne pas numériser toutes nos archives », souligne Nathalie Barrillot. « Seules les données relatives à une partie de l’action sociale, comme la halte garderie itinérante, et celles des collaborateurs nomades, ne sont pas encore dans la GED car nous avons pour l'heure opté pour un usage monosite En revanche, tous les nouveaux contrats, mails, fax, sont obligatoirement classés dans la GED. En quelques mois, les tâches chronophages sont supprimées et les informations dans l’équipe circulent beaucoup mieux. Dans un futur proche, « nous n'avons pas d'évolution technique particulière en vue, si ce n'est l'ouverture à la GED nomade », conclut-elle.
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