Quatre conseils pour optimiser la gestion d'une intercommunalité

Publié par Décideur Public - Systèmes d'Information sur 19 Décembre 2014, 12:31pm

Par Rémi Lacroix, Expert Intercommunalités chez JVS-Mairistem

Les réformes successives autour de l'intercommunalité bousculent les organisations en place et redéfinissent les compétences de chaque collectivité. Après une vague de fusions et de regroupements d'EPCI en 2013 et 2014, les réformes en cours rebattent la donne à court terme : transfert obligatoire de compétences courant 2016, seuil minimum de 20 000 habitants en 2017... Toutes ces évolutions engendrent de nouvelles problématiques de mutualisation. Dans ce contexte, les technologies de l'information permettent de préparer et d'accompagner les décideurs dans leurs choix.

1. Gommer l'éloignement géographique

Les intercommunalités s'étendent sur des territoires toujours plus vastes. Il est essentiel d'anticiper les questions de l'hébergement des données et de l'implantation des agents qui les utilisent. Choisir des solutions logicielles accessibles par Internet lève ces contraintes physiques en offrant à tout agent ou élu habilité un accès depuis le siège communautaire, une antenne, une mairie, etc.

D'autre part, en utilisant des logiciels accessibles à distance et qui gèrent agilement plusieurs niveaux d'habilitation des utilisateurs, on permet aux services opérationnels de mieux maîtriser leurs tâches. Un exemple, celui du service comptabilité : lorsque chaque service enregistre lui-même ses bons de commande, leur validation engendre la génération comptable des engagements : le service comptabilité peut alors se concentrer sur des missions à haute valeur ajoutée : le conseil, la vérification, l'analyse, la communication financière, etc.

2. Réorganiser en dématérialisant

L'élaboration du schéma de mutualisation des services doit être finalisée avant mars 2015. L'occasion de repenser l'organisation globale de l'intercommunalité et de ses communes membres. Pourquoi ne pas en profiter pour booster les projets de dématérialisation en se dotant d'outils structurants mutualisés ? Une Gestion Electronique des Documents intégrée aux applications métiers répond aux problématiques de stockage pérennedes délibérations, arrêtés, courriers, marchés, factures ... Tout en fournissant au quotidien les pièces justificatives dématérialisées nécessaires aux bons traitements par la DGFiP par exemple.

C'est aussi le bon moment pour redéfinir les procédures internes, clarifier le rôle de chacun et instaurer des circuits de validation informatisés substituant le parapheur papier. La mutualisation devient un tremplin pour la « full-démat » et réciproquement.

3. Enrichir sa comptabilité

Les sources de financement toujours plus restrictives obligent au suivi strict des dépenses et recettes. Il est pertinent de compléter les plans comptables imposés par des axes analytiques propres aux compétences et équipements de l'Intercommunalité. On crée alors une nomenclature interne qui devient le dénominateur commun entre tous les budgets gérés. La situation financière de la collectivité ainsi consolidée permet d'analyser plus finement les centres de coûts. Le contrôle de gestion peut alors s'appuyer sur ces chiffres pertinents pour fixer des indicateurs. En outre, de bons modules de reporting et tableaux de bord permettent de communiquer simplement sur les finances de l'EPCI. Un atout pour informer en interne comme en externe sur les actions menées.

4. Miser sur une gestion du personnel unifiée

Les données informatisées personnelles d'un agent gagneront à être dissociées facilement de celles de la collectivité qui l'emploie. Cela simplifie les mutations et permet de conserver un dossier administratif unique pendant toute la carrière du fonctionnaire, quel que soit son parcours.

Dans les petites structures, le service des Ressources Humaines connaît chacun des agents et n'a pas foncièrement besoin de mettre en place une gestion prévisionnelle des emplois, effectifs et compétences. Avec la mutualisation des services, il faut gérer des effectifs bien plus grands et ces outils s'imposent. Pertinent dans ce cas de choisir un outil RH qui permette de suivre l'évolution et l'évaluation des compétences des agents. Ce type d'outil va aider à cerner les potentiels candidats aux nouveaux postes ouverts si l'on privilégie la mobilité interne.

Pour les collectivités ayant poussé jusqu'à la gestion unifiée du personnel, le logiciel doit être pleinement interopérable avec la comptabilité : en mutualisation descendante, les clefs de répartition appliquées aux agents permettent de restituer les coûts salariaux et les charges à refacturer aux communes membres.

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