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Société d’aménagement foncier et d’établissement rural (Safer) de Haute-Normandie vient d’achever la mise en place d’un nouveau système de gestion dématérialisé de son réseau d’information. Ce projet a été réalisé avec le groupe régional Debucy, basé à Rouen et spécialisé dans le domaine du traitement du document et de gestion globale des flux d’information.
La Safer de Haute-Normandie, composée d’une équipe de 33 personnes réparties en huit services sur deux sites à Bois-Guillaume et à Evreux, gère chaque année des centaines de dossiers complexes de vente, de reprise ou de passation de foncier en milieu rural. Ces dossiers, dont le traitement et le suivi peuvent s’étaler sur plusieurs mois, impliquent nécessairement l’intervention et l’aval de dizaines d’interlocuteurs différents. Notaires, géomètres, huissiers, organismes agricoles, représentants des collectivités locales, ministères, vendeurs, acheteurs, agences immobilières et autres intermédiaires… La liste des professionnels impliqués sur chaque dossier est longue et la coordination complexe. D’un autre côté, chaque dossier de vente ou de reprise intéresse toujours des dizaines de repreneurs potentiels, plus d’un millier par an au niveau régional, de jeunes agriculteurs, des fermiers, des exploitants agricoles, dont les candidatures doivent être étudiées et comparées en détail.
Au final, les flux d’informations et de documents administratifs atteignent des volumes impressionnants devant transiter par un grand nombre d’intermédiaires différents, souvent éloignés géographiquement. Dans ce contexte, la fluidité, la rapidité et la traçabilité de chaque dossier est primordiale. Pour la Safer de Haute-Normandie, la refonte globale du réseau informatique Safer au niveau national, achevée au début des années 2000, devait naturellement s’accompagner d’une dernière étape de dématérialisation complète de ses flux. La Safer a donc décidé de lancer un projet pilote au niveau de la région avec le Groupe Debucy, qui a réalisé la mise en place d’un nouveau système d’information sur mesure pour répondre au mieux à sa problématique particulière.
Ce projet répondait à triple objectif d’amélioration de la qualité et de la rapidité de service, d’économie de papier et de préservation de l’environnement et enfin d’archivage et de préservation des documents originaux. Dans la pratique, tous les documents entrants, y compris les courriers sont systématiquement scannés et numérisés. Les originaux sont ainsi préservés et immédiatement archivés. Ensuite les documents numérisés peuvent être envoyés sans délais à l’ensemble des professionnels, internes et externes, devant intervenir sur le dossier. La traçabilité et le suivi des tâches sont automatisés permettant un gain de temps et d’efficacité important tout en diminuant sensiblement le volume de papier et de consommables utilisés.
« Au final, il n’y a plus de pertes de temps entre nos deux centres d’Evreux et de Bois-Guillaume pour le traitement des échanges clients », précise Pascal Benard, Directeur 
de la Safer Haute-Normandie. « La gestion des absents facilite le flux des informations et nous avons une visibilité immédiate des points de blocages du traitement de chaque dossier. Après seulement quelques mois d’utilisation, nous avons déjà pu mesurer des gains de temps et d’efficacité importants associés à un confort de travail amélioré et partagé par tous. L’installation de ce nouveau système constitue une valeur ajoutée indéniable, à la fois pour tous nos collaborateurs, internes ou externes, et pour tous les professionnels ayant recours à nos services. »
Il est dorénavant possible d’effectuer des recherches d’informations et de documents sur la totalité des archives de la Safer de Haute-Normandie, grâce au moteur de recherche associé au logiciel « DocPort ». Ainsi, en saisissant n’importe quel mot clé dans une barre de recherche, il est possible de retrouver en quelques secondes tous les documents mentionnant le mot clé recherché.
« Grace à cette démarche, la Safer de Haute-Normandie s’est également positionnée favorablement avant la mise en place de la nouvelle étape de dématérialisation de toutes les déclarations d’intention d’Aliéner, au niveau national », conclut Pascal Benard. « En effet, tous les notaires de la région ont l’obligation de nous transmettre chaque intention de transaction foncière. Ces flux d’informations représentent jusqu’à 4500 documents papier par an avec envoi en plusieurs exemplaires et accusé de réception. Une fois cette étape achevée, nous serons très proche d’une consommation de papier et de consommables optimale, ce qui était l’un des objectifs de départ. »
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