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Créé en 1999, le Syndicat mixte de coopération territoriale e-mégalis Bretagne fédère 98 adhérents : le Conseil régional et les quatre conseils généraux de Bretagne, onze communautés d’agglomération, 79 communautés de communes, trois villes, soit un total de 1 130 collectivités représentées. En 2006, il a mis à leur disposition une plateforme régionale d’administration électronique. Ce guichet de services dématérialisés contribue au développement des usages de l’administration électronique sur le territoire breton. Compte aujourd’hui près de 900 entités publiques utilisatrices, il intègre aujourd’hui un service régional d’archivage électronique mis en œuvre par CGI et ses partenaires.
Dématérialiser de bout en bout
Maillon final de la dématérialisation des échanges administratifs, l’archivage électronique doit garantir le maintien de la chaîne de confiance numérique en répondant à des normes de sécurité, d’intégrité des données et d’accessibilité drastiques. Constatant l’utilisation accrue de la plateforme d’administration électronique, le Syndicat mixte souhaitait compléter son offre de service, avec l’assurance de préserver la valeur juridique et patrimoniale des originaux électroniques. Cette démarche s’inscrivait également dans une volonté de promouvoir une dématérialisation complète des échanges.
Fin 2011, à l’issue de travaux préparatoires avec des collectivités pionnières, le syndicat mixte initie un dialogue compétitif pour la fourniture d’un service mutualisé d’archivage électronique à valeur probatoire. Il retient l’offre du groupement d’entreprises piloté par CGI, et composé par ailleurs de Navaho, tiers-archiveur agréé par le Service Interministériel des Archives de France (SIAF), et d’Adullact Projet, maître d’œuvre du logiciel libre archivistique as@lae.
Démarrage de la phase pilote
De juillet 2012 à mai 2013 a eu lieu la première étape, à savoir mettre en œuvre cinq collectivités pilotes pour l’archivage électronique de quatre flux : les marchés publics, le contrôle de légalité, les pièces justificatives comptables et les factures. A son issue intervient le déploiement du service auprès des collectivités bretonnes qui se concentrera d’ici la fin de 2014 sur les onze communautés d'agglomération, les quatre conseils généraux et le conseil régional, avant de s’ouvrir aux autres adhérents à partir de 2015.
Au chapitre de l’accompagnement et de la formation des utilisateurs du service d’archivage associe de nombreux acteurs aux côtés du Syndicat mixte et du groupement piloté par CGI comme un réseau d’archivistes, un pool de formateurs-experts, la délégation régionale du Centre National de la Fonction Publique Territoriale et quatre centres de gestion départementaux.
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