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L'Office Public d'Aménagement et de Construction de l'Isère (OPAC 38) optimise sa communication interne et la gestion de ses documents en développant un nouvel intranet. Dans le cadre de son agenda 21 et d'une démarche collaborative optimale, l'OPAC 38 a souhaité mettre en place une solution permettant de regrouper et de mieux partager l'information. Dans ce cadre, l'OPAC38 a lancé son appel d'offre qui autorise les prestataires retenus à présenter et soutenir leur projet devant le client avant la décision finale. Une approche qui a permis à l'OPAC38 de bien appréhender les différents aspects du projet et d'obtenir des réponses plus concrètes sur ses critères de choix. Outre les besoins de partage d'information entre collaborateurs et services, et d'amélioration des processus de publication et de diffusion, la solution devait également s'intégrer aux technologies déjà en place (IBM - Lotus).
Le projet a été développé sous forme de modules, dont les composants sont indépendants et adaptables en fonction des thématiques/services. Les composants sont utilisables et paramétrables selon les besoins de publication et de partage. En effet, ce portail est divisé selon différentes thématiques (communication, représentation du personnel/CE, ressources humaines, développement durable, système d'information et juridique). Ainsi, le responsable de chaque espace peut déclencher des options de forum, de sondage, de validation ou toute autre fonctionnalité nécessaire à une collaboration fructueuse et motivante.
Le portail a ainsi été développé sur la technologie xPages d'IBM et l'outil de gestion de documents Lotus Quickr. Ce dernier est totalement intégré dans le portail mis en place et devient, dans le cadre du projet, l'outil de stockage de l'ensemble des documents de l'OPAC 38. Il doit remplacer, à terme, les répertoires Windows. Opérationnel depuis six mois, le site répond aux objectifs de collaboration, avec une fréquentation en hausse et des collaborateurs qui deviennent acteurs de leurs informations. L'utilisation du site est également optimisée par la mise en place d'une solution de gestion de contenu qui permet d'organiser et de normaliser les documents et informations. Avec ce projet en adéquation avec les attentes des utilisateurs, l'OPAC38 peut désormais prévoir les évolutions à venir, telles que par exemple l'accessibilité au portail depuis l'extérieur pour les collaborateurs nomades ou des partenaires.
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