Le GIE UGIM traite ses documents avec Business Document

Publié par Décideur Public - Systèmes d'Information sur 10 Septembre 2012, 10:13am

Le GIE UGIM (Union Groupe initiatives Mutuelles) a été créé en 2005 à l’initiative de trois mutuelles et d’une union de mutuelles de la fonction publique. Il est aujourd’hui constitué de la MGEFI (Mutuelle Générale de l'Economie, des Finances et de l'Industrie), la MT (Mutuelle du Trésor), la MAI (Mutuelle des Agents des Impôts), la MDD (Mutuelle des douanes), la MCDEF (Mutuelle Civile de la Défense) et l’UGIM (Union Groupe Initiatives Mutuelles). Actuellement, le GIE UGIM compte 650 000 personnes protégées.

L’objectif, à la création, était de mettre en place une union politique portant une offre santé commune ainsi qu’une entité opérationnelle. L’objectif visait à fédérer ainsi l’ensemble des moyens et services des membres dans la perspective de mutualiser le suivi, la mise en œuvre des projets en vue de réduire les coûts et d’améliorer l’efficacité. Dès 2007, le GIE a entamé une réflexion sur la gestion éditique pour le compte de ses membres. La solution existante présentait des difficultés d’utilisation, l’éditeur ayant cessé son activité, sa maintenance via les intégrateurs devenait très onéreuse face à des fonctionnalités limitées.

« Les systèmes évoluant et les règles métier étant en perpétuel changement, il convenait que l'éditique évolue également, l'image d’une entreprise est véhiculée au travers des courriers », précise Mâamoun Bernichi, directeur d’études du GIE – UGIM. « Le volume de documents à traiter est de cinq cents par jour, de 5 à 10 000 envois par mois, soit près d’un million de documents sur un an. Le GIE doit porter sa réflexion pour éviter les réclamations et les volumes d’appels chaque fois qu’un mailing sensible de relance, de notification, ou envoi d’échéancier doit être routé. »

Le projet éditique est donc lancé avec Business Document et sa solution Bdoc Suite, qui traite l’ensemble du cycle de vie du document, dès janvier 2008. Un an et demi après le lancement du projet, Bdoc Suite était opérationnelle. L’interaction avec les différents systèmes a été complète en octobre 2009. « Aujourd’hui 99 % des fonctionnalités sont opérantes sur le programme », poursuit Mâamoun Bernichi. « Il ne nous reste plus qu’à mettre en production le dernier module, Bdoc interactive qui sera opérationnel en mars 2013. Il permettra, à partir du CRM, de bénéficier de différents modèles de réponses avec des zones libres dans lesquelles l’utilisateur pourra rédiger sa note, qui sera envoyée à son responsable pour approbation, le document validé pourra ensuite être diffusé. Désormais, nous ne parlons plus d’impression mais de diffusion de l’information. »

Bdoc Suite est spécialisée dans la composition, la production, la personnalisation, la diffusion multicanal et l’archivage de tous documents à destination des clients. « Les fonctionnalités d’archivage de Bdoc Suite nous ont également poussé à accélérer la mise à jour de notre GED, nous avons également lancé en parallèle l’installation d’une solution de CRM qui s’est révélée être l’élément central du dispositif puisque c’est cette solution qui communique avec les différentes briques (éditique et archivage de Business Document dans lesquelles notre GED existante a été intégrée). Bdoc suite a l’avantage de cohabiter avec notre solution de GED et avec Selligent. Chaque solution étant interchangeable, le choix définitif a été porté au regard des fonctionnalités », indique Mâamoun Bernichi.

En termes de production, la solution permet de normaliser certaines pratiques : utilisation généralisée de la charte prédéfinie, un apport qualitatif à la mutuelle en termes d’image, les documents sont bien chartés, bien rédigés. La personnalisation du document est plus poussée, la présentation de l’information est de meilleure qualité.

« Un des objectifs de départ était d’avoir un référentiel documentaire unique (45 modèles) et cet objectif est quasiment atteint », précise Mâamoun Bernichi. « Quand trois heures avant le lancement de l’impression on demande une modification de la charte graphique, c’est possible ». La solution apporte également une réduction de la pénibilité pour les utilisateurs.

En outre, la réduction du nombre de réclamations ou de demandes d’explication très significative (25 % de réclamations en moins sur une année). Sans oublier la possibilité de réaliser des micro-mailings ciblés marketing en interne. « Nous en réalisons un par mois en interne aussi rapidement qu’un publipostage sous word mais avec la qualité et la personnalisation des documents Bdoc », poursuit-il Auparavant, la réalisation de ce type d’opérations nécessitait un délai de trois semaines, aujourd’hui deux jours suffisent.

« Nous sommes satisfaits de l'investissement qui d’un point de vue qualitatif nous permet d’évoluer vers une meilleure productivité. De plus, l’appropriation de l’outil par les équipes utilisatrices a été très rapide et sans difficulté : nous sommes maintenant des experts Bdoc », conclut Mâamoun Bernichi. « D’un point de vue purement financier, depuis que nous utilisons Bdoc Suite, le coût de certaines opérations est inférieur de 30% à ce qu’il était auparavant. Fin 2013 l’investissement sera amorti ».

Pascal Caillerez

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