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Suite à un appel d’offres, la ville de Paris, a choisi CDC FAST, filiale du groupe Caisse des Dépôts spécialisée dans la dématérialisation des procédures administratives, pour télétransmettre l’ensemble de ses pièces justificatives de dépenses et archiver ses flux. Les premiers échanges dématérialisés ont été réalisés le 23 septembre dernier et la première clôture comptable en mode dématérialisé est en voie d’achèvement.
« Ce projet s’inscrit dans un programme global d’évolution des fonctions financières, qui se déploie depuis plusieurs années à la ville sous l’impulsion de Véronique Bédague-Hamilius, notre Secrétaire Générale », commente Nathalie Biquard, sous-directrice de la
comptabilité à la Direction des Finances de Paris. Après la dématérialisation de 400 000 factures internes, la mise en place des Centres de Services Partagés (CSP) comptables et le passage sous Hélios de la Direction Régionale des Finances Publiques (DRFIP), il restait à optimiser la chaîne comptable et intégrer quelque 2,5 millions de documents, dont la paye des agents.
Fin octobre 2011, des réductions d’impression comprises entre 50 et 65% étaient constatées. « Nous sommes au-delà de nos estimations de départ », se réjouit Nathalie Biquard. « Même si notre objectif à terme demeure le zéro papier ». En outre, l’ensemble des pièces de tout document collecté en amont est désormais directement consultables dans le système d’information financier par l’ensemble des acteurs.
La collecte des pièces justificatives a été mise en place en mai 2011, permettant ainsi de disposer d’une base documentaire à jour lors du lancement. Les CSP comptables, qui comptent 160 agents au total, ont été associés en amont au projet et en ont ainsi facilité l’exécution. « Notre stratégie de déploiement a porté ses fruits, nous avons fait les bons choix pour que le projet se déroule bien », analyse Nathalie Biquard.
Cette démarche, réalisée avec le comptable public, a notamment porté sur un travail de révision des pièces à transmettre et de réduction du nombre de documents envoyés. La dématérialisation permet également d’optimiser certaines chaînes de travail dans les services du comptable public. « Les premiers retours d’expérience sont très satisfaisants », précise Nathalie Biquard. « Nos agents considèrent qu’il est beaucoup plus simple de travailler avec la dématérialisation. Nous avons en outre mis en place des formations Gestes et postures pour les accompagner dans leurs nouvelles fonctions où le travail s’effectue à 100% sur écran ».
À ce jour, les délais moyens de traitement entre l’ordonnateur et le comptable ont été réduits. Les factures, une fois mandatées, sont désormais payées plus rapidement par le comptable public (un délai moyen record de sept jours a été constaté en décembre, inférieur au délai réglementaire). Des échanges réguliers sont instaurés pour continuer d’avancer conjointement dans le projet. Parmi les prochaines étapes, la ville de Paris souhaite mener en 2012 la dématérialisation des pièces de recettes, qui concerne 1,5 million de documents papier. Paris avait retenu CDC FAST en 2008 pour ACTES et a renouvelé sa confiance pour FAST-Helios.
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