L’archivage des contenus numériques progresse en France

Publié par Décideur Public - Systèmes d'Information sur 8 Juin 2012, 08:14am

A l’image des documents papiers, la conservation des contenus électroniques (données, courriels, documents sous format structuré ou non) devient un enjeu crucial. Dans une étude publiée le 24 avril dernier, le cabinet Markess International note que la progression inexorable des contenus électroniques dans les entreprises et les administrations impose, au‐delà de leur gestion, la mise en place de procédures et d’outils permettant leur conservation dans le temps, et aussi leur destruction lorsque nécessaire. Cette étude repose sur des interviews réalisées de décembre 2011 à février 2012 auprès de 105 décideurs d’entreprises privées et d’administrations basées en France et rattachés aux directions informatique (38%), métiers (34%), générale (16%), documentation/archives (12%) ; ainsi que sur 26 responsables de prestataires (éditeurs/fournisseurs de solutions applicatives, SSII/intégrateurs et cabinets de conseil).

A ce stade, l’étude insiste sur le terme d’archivage. La distinction entre archivage et stockage (ou sauvegarde) recouvre des objectifs précis et, en regard, la mise en place d’outils et d’actions spécifiques. En 2012, le cabinet estime que le marché des logiciels et services informatiques associés à l’archivage de contenus électroniques à vocation probatoire devrait peser 125 millions d’euros en France, soit plus de la moitié du marché global de l’archivage électronique, avec un taux de croissance estimé à 19% entre 2011 et 2012. Ainsi, l’archivage repose-t-il sur l’identification, la sélection, le classement et la conservation de contenus électroniques, sur un support sécurisé, dans le but de les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps. Les contenus électroniques archivés sont figés. En revanche, le stockage a pour but d’entreposer des contenus électroniques en vue d’un traitement ultérieur et les contenus peuvent donc être modifiés. Quant à la sauvegarde, elle est destinée à dupliquer des contenus électroniques, particulièrement ceux considérés comme sensibles, et à les mettre en sécurité dans un but de restauration, en cas de dysfonctionnement du dispositif sur lequel ils sont enregistrés.

Dans ce cadre, Markess International constate que 77% des décideurs interrogés assimilent spontanément leur pratique (ou projet) d’archivage à la définition énoncée précédemment, signe de leur meilleure compréhension des tenants et aboutissants de l’archivage. Et que 54% d’entre eux indiquent déjà archiver début 2012 des contenus électroniques, quels qu’ils soient, avec néanmoins des disparités assez marquées selon le profil de leur organisation (taille et secteur d’activité). En 2011, 48% des décideurs interrogés dans la précédente étude du cabinet sur l’archivage de contenus électroniques évoquaient avoir une pratique régulière d’un tel archivage. Malgré une présence encore forte des archives au format papier, l’archivage électronique progresse donc dans les organisations en France.

Tableau 1 : Pratique en matière d’archivage de contenus électroniques selon les 105 décideurs interrogés, pour la France (2012 – 2014)

La conservation des documents s’avère cruciale lorsqu’il s’agit de contenus auxquels une vocation probatoire peut être attachée comme les factures clients et fournisseurs, déclarations fiscales, documents comptables, relevés bancaires, contrats commerciaux, contrats de travail, bulletins de paie, plans, brevets… Il existe en effet de nombreux documents, désormais au format numérique, devant soit satisfaire à des obligations légales et réglementaires en matière de conservation, soit pouvoir être opposables à des tiers en cas de litiges.

Pour ces contenus électroniques à vocation probatoire, le dispositif d'archivage électronique doit intégrer des processus et des procédures de sécurité et de confiance (horodatage, signature numérique, empreinte du document…) afin de garantir, d’une part, l’intégrité et la pérennité de ces contenus. D’autre part, l’authenticité de leur origine, et ainsi leur apporter une valeur soit juridique, soit reconnue par des tiers. L’archivage de contenus électroniques à vocation probatoire apparaît encore fréquemment a posteriori des réflexions d’archivage électronique. En effet, seuls 22% des décideurs interrogés déclarent archiver début 2012 des contenus électroniques à vocation probatoire et près de 50% mènent une réflexion dans ce sens à plus ou moins longue échéance. Pour autant, cet archivage est considéré comme stratégique par 59% des décideurs interrogés par MARKESS International, la grande majorité d’entre eux en faisant d’ailleurs un projet à part entière, qu’il soit mené de façon plus ou moins concomitante avec le projet d’archivage plus global ou ultérieurement à ce projet.

Selon Markess International, la majorité des décideurs interrogés ont une bonne perception des finalités de l’archivage électronique malgré une vision purement informatique persistante. Les principaux enjeux résident dans l’analyse des risques et la mise en conformité en regard des contraintes légales et réglementaires. La gestion du risque est donc indissociable de tout projet mais cette notion doit encore faire son chemin dans les organisations. En outre, il apparaît que des besoins en accompagnement externe et en services d’externalisation se fassent ressentir pour les décideurs métiers et informatiques. L’implantation du numérique dans les organisations, renforcée par le caractère stratégique alloué à l’archivage de contenus électroniques à vocation probatoire, devrait contribuer à épargner de tels projets de la crise économique. Plus d’un tiers des décideurs interrogés estiment même que le contexte économique actuel pousse à la dématérialisation et devrait donc favoriser de tels projets d’archivage.

Tableau 2 : Services attendus de la part des prestataires de marché en France (2012) selon 73 décideurs ouverts à l’archivage à vocation probatoire

Coté marché, Markess International indique qu’il reste encore naissant, avec des offres applicatives et des acteurs aux origines diverses, répondant différemment aux besoins hétérogènes de leurs clients et prenant plus ou moins en compte la notion de gestion du risque. Le fait marquant repose sur la montée en puissance progressive de la notion de coffre‐fort numérique en réponse aux enjeux associés et devrait contribuer à la croissance du marché plus large des logiciels et services IT associé à l’archivage électronique.

Etude de Markess International sur l’archivage de contenus électroniques à vocation probatoire publiée le 24 avril 2012 et disponible sur demande ici

Pascal Caillerez