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Une étude d’Iron Mountain/AIIM montre qu’un tiers des entreprises ne font rien pour encadrer les messages sur les réseaux sociaux et les échanges de fichiers via les services de partage en ligne
L’absence de gouvernance des informations transitant par les canaux numériques accroît le risque de violation des données et de dégradation de la réputation
Même si les entreprises sont plus nombreuses que les consommateurs à adopter les plateformes de collaboration et les communications numériques, une entreprise sur trois n’a toujours pas de responsable officiel de la gouvernance des contenus échangés par messagerie instantanée (39%), sur terminaux mobiles (32%), via les réseaux sociaux (28%) et dans le Cloud (33%), d’après une nouvelle étude d’Iron Mountain, le spécialiste des services de conservation et de gestion de l’information.
Cette étude réalisée par AIIM, communauté mondiale représentative des professionnels de l'information, révèle qu’un peu moins d’une entreprise sur dix néglige les règles élémentaires d’encadrement de l’information, à savoir les données des clients, les transmissions par e-mail ou les publications sur les sites Web publics.
Maintenant que les messages au format texte ont valeur d’enregistrement légal et qu’ils sont soumis aux mêmes règles de protection des données, de conformité et de conservation que les documents professionnels papier et les fichiers électroniques, le défaut de surveillance et de principes de responsabilité clairs peut mettre à mal la sécurité de l’information et nuire gravement au statut de conformité et à l’image de la société négligente.
L’étude dresse un état des lieux des volumes et de la diversité des types d’information qui transitent par ces nouveaux canaux. En Europe, une entreprise utilise 37 services différents de partage de fichiers et 125 services de collaboration en moyenne. Quatre millions d’entreprises dans le monde utilisent Dropbox En plus de ces nouveaux services, les entreprises continuent d’utiliser les anciens outils de communication, si bien que l’an dernier, les salariés ont émis et reçu 121 e-mails par jour au total.
Sachant que les données publiées et distribuées via ces nouveaux canaux sont des preuves recevables lors de poursuites en justice, dans le cadre de délits d’initiés, de fuites d’informations confidentielles ou d’infraction aux bonnes pratiques, il est vital d’encadrer leur usage par des règles de gouvernance strictes.
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