Collectivités locales : et si on passait à l'email professionnel ?

Publié par Décideur Public - Systèmes d'Information sur 7 Avril 2015, 17:17pm

Par Yann Duverdier, Directeur Marketing JVS-Mairistem

73% : c'est le taux de mairies de moins de 3500 habitants qui ne dispose pas d'adresse email professionnelle*. Un chiffre qui grimpe à 96% sur la strate de moins de 1000 habitants. Bien souvent, les collectivités créent desadresses génériques sur des boîtes email privées ... Quand ce ne sont pas les messageries personnelles desconseillers municipaux qui sont utilisées. Quels sont les risques inhérents à cette pratique ? Comment les contrer ?

Quelles conséquences ?

Les conséquences à cette pratique pourtant très répandue sont de trois natures : risques pour la sécurité des données, frein au travail collaboratif et problème d'image.

Côté sécurité, s'il est admis que les boîtes emails grand public sont plus largement piratées que les boîtes professionnelles, les risques ne s'arrêtent pas là. En utilisant ces services, les collectivités perdent le contrôle sur une grande partie de leur patrimoine numérique. Par exemple, si un conseiller municipal utilise sa boîte email personnelle pour ses échanges avec des partenaires, toutes ces données partiront avec lui. En mettant un email professionnel à disposition de tous les agents et élus de la mairie, cette dernière garde le contrôle. Le conseiller municipal quitte la commune ? Pas ses emails ! Et une transition peut être effectuée, via un simple message automatique d'absence ou une redirection. N'oublions pas enfin, que les emails ont aujourd'hui une valeur juridique. Risqué, dans ce contexte, de les laisser s'évaporer...

D'autre part, la plupart des boîtes emails privées ne sont pas synchronisées et sont très limitées en termes defonctionnalités collaboratives. Un frein à l'évolution de l'organisation numérique des collectivités locales vers plus de réactivité et d'efficacité.

Enfin, du point de vue de l'image, les boîtes emails privées sont associées à un certain amateurisme qui peut porter préjudice. A l'heure où le phishing est omniprésent, les nouveaux correspondants peuvent se méfier d'adresses emails non officielles. En effet, aujourd'hui, n'importe qui peut ouvrir une adresse de typenomdecommune@gmail.com ! Retards et non réponses en sont les fâcheuses conséquences.

Comment mettre en place un email professionnel ?

Avec un peu de méthode et un accompagnement adapté, mettre en place des emails professionnels est simple, rapide et peu couteux. Voici une proposition de méthode :

1 - Déposer un nom de domaine. Le nom de domaine est ce qui se trouve entre le « @ » et le « .fr » de l'email : contact@lenomdelacommune.fr. C'est en quelques sortes une « porte d'entrée » sur Internet. Lorsqu'on réserveun nom de domaine, on choisit également son extension (.fr, .com, .org). Pour une collectivité locale, le mieux est de choisir le « .fr ».

2 - Rattacher un ou plusieurs emails à ce nom de domaine.

3 - Rediriger les emails de l'ancienne adresse vers la nouvelle. Aucune correspondance n'est perdue !

4 - Activer un répondeur automatique indiquant la nouvelle adresse afin de la faire connaître.

Toutes ces démarches peuvent être effectuées directement par les équipes de la collectivité si elles en ont les compétences. Néanmoins, les prestataires informatiques savent conseiller une offre dimensionnée aux besoinsdes collectivités, paramétrer les outils et assurer la maintenance.

Penser collaboratif

Un email professionnel va souvent avec un outil collaboratif adéquat. Cette solution permet de mettre en place un annuaire global des contacts, synchronise les emails, tâches, contacts et agendas sur toutes les plateformes d'accès (ordinateurs, tablettes, smartphones) et gère les agendas partagés. Très pratique pour organiser le travail des commissions par exemple : chaque président de commission place les réunions et ordres du jour sur un agenda accessibles par les conseillers municipaux. Ces derniers sont informés d'une manière très simple, sans avoir à se déplacer en mairie.

Il est également possible de créer des boîtes emails collaboratives, pour chaque commission :communication@nomdelacommune.fr ; urbanisme@nomdelacommune.fr, etc. Ainsi, quand les membres d'unecommission changent, la boîte email et son contenu restent !

Communiquer

Nous le disions précédemment, un nom de domaine est une porte d'entrée sur Internet. Ainsi, si la collectivité souhaite par la suite créer un site web, elle disposera déjà du nom de domaine adapté. Il suffira de lui rattacher uncontenu : www.nomdelacommune.fr. Cohérence et homogénéité dans les échanges avec les citoyens sont assurées. La collectivité bénéficie en outre d'une image de sérieux et de professionnalisme.

A quel prix ?

Une adresse email professionnelle collaborative (synchronisation, annuaire et agendas partagés compris) coûtemoins de 100€ par an.

* Selon le Baromètre de la Dématérialisation 2014 (http://www.jvs-mairistem.fr/barometre-dematerialisation/)