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Décideur Public - Univers Numérique

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La Mairie de Huisseau dématérialise ses courriers avec ELO

Publié par Décideur Public - Systèmes d'Information sur 13 Avril 2012, 11:35am

Catégories : #Expériences clients

logoHuisseau.pngLa mairie de Huisseau-sur-Cosson, 2 255 habitants, située entre Blois et Chambord, a entrepris la dématérialisation de ses courriers avec ELOprofessional, solution de gestion électronique de documents et de gestion de contenus de l’éditeur ELO Digital Office. Afin de réduire le papier consommé pour les courriers et les circulaires et pour une meilleure distribution entre ses différents services, la municipalité a décidé d’opter pour une solution de dématérialisation. Son choix s’est porté sur ELOprofessional.

« Nous souhaitions une solution souple, qui s’adapte à notre organisation et qui nous permette d’avoir une meilleure connaissance des courriers et des dossiers pour le suivi des projets », explique André Michelin, maire Adjoint chargé des finances. « Le prestataire DMS nous a présenté ELOprofessional. Nous l’avons vite choisi pour la panoplie de fonctionnalités offertes et pour son ergonomie. Le personnel et les élus se sont vite appropriés l’outil et les formations leur ont permis d’approfondir les fonctionnalités avancées. »

Tous les courriers et dossiers sont visualisables par les personnes autorisées. Un schéma décrit les droits de lecture, d’écriture, de modification, d’approbation, de signature et de diffusion auprès des administratifs et des élus. Le nombre de photocopies a été divisé par quatre depuis l’utilisation d’ELOprofessional et l’accès aux dossiers Projets et Travaux  facilite considérablement le suivi et la réactivité des personnels.

Les documents de la comptabilité, de l’urbanisme, de la gestion du Service Enfance-Jeunesse, de l’Animation et des Loisirs comme l’ensemble des courriers sont scannés et dirigés vers le bon destinataire. Seule l’image de la facture circule, et non plus le document, directement archivé. De même, la mairie reçoit de plus en plus de documents dématérialisés et les fax arrivent sous forme numérique dans ELO. Ils sont ensuite ventilés aux bonnes personnes comme pour les courriers. La Dématérialisation est donc opérationnelle avec les Unités Administratives des Finances, de la Préfecture et du Conseil Général. Les Marchés Publics sont également intégrés dans cette procédure. Les échanges avec les notaires sont automatisés, la signature électronique est prévue courant 2012.

Andre-Michelin.jpg« Avec cette nouvelle organisation, nous gagnons en rapidité d’information et en homogénéité », poursuit André Michelin. « Nous pouvons retracer le parcours d’un document et vérifier que toutes les personnes concernées l’ont bien reçu. L’accès à l’information et aux archives est également plus rapide, grâce à l’utilisation du moteur de recherche. ELOprofessional est devenu un vecteur de communication interne incontournable, il invite à une gestion collaborative de la Mairie ».

 

Pascal Caillerez


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