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Bordeaux Métropole, anciennement Communauté urbaine de Bordeaux, est un Établissement Public de Coopération Intercommunale (EPCI) créé en 2015 et regroupant 28 communes pour près de 750 000 habitants. Mutualiser les compétences et métiers (Finance, RH, SI, etc.) relevant de la responsabilité des collectivités fait partie des objectifs de l’établissement public.
Pour la mutualisation du système d’information (SI), 14 communes ainsi que Bordeaux Métropole ont initié la démarche commune et créé en 2016 une direction générale du Numérique et des SI (DGNSI). Celle-ci représente 9 directions différentes, avec 300 agents, 450 métiers à couvrir et 15 cultures SI différentes.
De ce fait, les collaborateurs provenant de collectivités différentes n’avaient pas le même niveau d’expertise sur ce qu’ils devaient gérer désormais. « L’ambition était claire : construire un référentiel commun afin de maîtriser le patrimoine applicatif, piloter la transformation et les évolutions grâce à une vision globale du SI - et bien sûr crée une culture et un vocabulaire communs à toutes les entités. », explique Olivier Fouquet, Responsable du service urbanisation, architecture et sécurité du SI au sein de Bordeaux Métropole.
Une approche agile pour une gestion de portefeuille applicatif optimisée
Baptisé Cassis (pour CArtographie deS Sis) et accompagné d’un portail de partage d'information nommé K6Web, le projet de construction du futur référentiel commun a adopté une démarche itérative : à partir d’une « produit minimum viable » (MVP) rapidement déployable, l’objectif était de le faire évoluer selon les besoins effectifs exprimés par les utilisateurs. Un questionnaire de recueil de besoins d’évolution a été envoyés à tous les agents de la DSI et un club utilisateurs a été créé. Une approche agile singulière, notamment pour un acteur de la sphère publique.
Pour outiller la démarche, Bordeaux Métropole a retenu la solution HOPEX IT Portfolio Management de l'éditeur MEGA International afin de déterminer les besoins spécifiques de l’organisation et orienter aux mieux les équipes d’urbanistes dans leur projet de transformation. « Dans un contexte de fusion des 15 systèmes d’information et en raison de son ergonomie, HOPEX IT Portfolio Management était pour nous la solution la plus pertinente », estime Olivier Fouquet.
La facilité de prise en main de la solution par les administrateurs a contribué à la mobilisation des équipes autour de la construction du référentiel applicatif commun. En moins d’un an, la DGNSI était en mesure de disposer d’une cartographie des systèmes d’information complète et précise. Un véritable socle des évolutions futures des applications émanant des besoins exprimés par les utilisateurs via un questionnaire de recueil de besoins d’évolution a été envoyé à tous les agents de la DSI 8 mois après la mise en production.
De la rationalisation des SI à la gouvernance des données
Au-delà de l’inventaire applicatif, la solution HOPEX réunit tout un panel d’informations sur les applications, les technologies, les acteurs et les fournisseurs permettant d’établir une répartition par état courant, âge moyen des applications, identifications des applications orphelines ou leur stade d’obsolescence.
Saisies au plus près du terrain, ces informations sont mises à jour quotidiennement et partagées via le portail web aux 300 collaborateurs de la DSI. Pour renforcer l’efficacité opérationnelle et informatique de la collectivité locale, des interfaces applicatives entre le référentiel CASSIS et les outils de gestion du SI (ITSM, devOps, Cloud privé) sont mises en place.
Dans le cadre de la vie ‘agile’ de CASSIS, deux nouvelles étapes ont été franchies en 2021. Il s’agit tout d’abord de la mise en service d’un référentiel des règles de gouvernance du SI (avec héritage sur les objets), puis la mise en place du module HOPEX pour le RGPD. Désormais « sur les rails », le référentiel commun à l’ensemble de la DGNSI n’en reste pas moins qu’une étape.
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